موارد: مفاهيم أساسية

إليكم بعض المفاهيم المهمّة لفهم الأرشفة. أما بالنسبة للمصطلحات الإضافية المستخدمة في هذا الدليل، إنقر على قاموس المصطلحات.

التشغيل البيني

هي ميزة تبادل المعلومات مع نظام آخر في مجال أنظمة تكنولوجيا المعلومات، والتمكن من استخدام هذه المعلومات. يتعزز التشغيل البيني من خلال المفردات المسيطر عليها ومعايير البيانات الوصفية (الميتاداتا) واستخدام الأشكال المعتمدة والمنتشرة على نطاق واسع.

إدارة الوسائل الاعلامية

هي عملية تتبع الوسائل الإعلامية، كملفات الفيديو التي حفظتها ضمن مجموعتك، والإشراف على أي نشاط ينفّذ على وسائلك، كالتحديث أو الترحيل أو الاحتفاظ بـنسخة احتياطية.  يمكن أن تنفذ إدارة الوسائل يدوياً، أم بمساعدة نظام برمجيات (كنظام إدارة أصول الوسائل الاعلامية).

البيانات الوصفية (الميتاداتا)

هي أي معلومات عن فيديو معيّن: من المعلومات التقنية المضمنة في الملف التي تسمح بتشغيل الفيديو، كــشكل الملف ومدته، إلى المعلومات الوصفية عن المحتوى لمساعدتك على فهمه أو اكتشافه -- ككلمات المفاتيح والقيود الأمنية والمواقع الجغرافية إلى آخره. إن البيانات الوصفية (الميتاداتا) أساسية بالنسبة لأي إستخدامات مستقبلية، ومهمة طوال عملية الأرشفة.

  بغضّ النظر عمّا يقال أحياناً، لا تتحدث الصور عن نفسها أبداً. تحتاج الصور لأن توضع في سياق معين وإلى وصفٍ ما لتُفهم، وللتأكيد على حقيقتها (واقعيتها)، وليبقى الوصول إليها ممكناً مهما كانت تتسع ذاكرة شخص واحد أو ذاكرة سطح المكتب. 

من الممكن أن تتولد البيانات الوصفية (الميتاداتا) أوتوماتيكياً ويتمّ تضمينها في الملف، كالبيانات الوصفية التقنية، أو البيانات المسجّلة يدوياً على وسيطة خارجية، كما هي الحال مع الأوصاف، واعلام الأمن (الحماية)، وكلمات المفاتيح في قاعدة البيانات. في بعض الأحيان، تلتقط البيانات الوصفية (الميتاداتا) إحتياجات يجب أن تُدخل يدوياً على جهازك، مثل ما يحصل مع GPS أو خدمات الموقع.

الهجرة

هو عملية أعادة الترميز أو نقل البيانات من الشكل الرقمي أو المادي الى شكل آخر لضمان إمكانية وصول المعلومات عندما  يصبح الشكل قديماً وباطلاً مع مرور الزمن.

الباطلة

هي عملية أن تصبح الأشياء عتيقة وغير معتمدة من قبل التكنولوجيا المتوفرة في السوق. فمن الممكن لكاميرات الفيديو و أشكال الفيديو ووسائط التخزين وأجهزة الحفظ أن تـصبح باطلة الاستعمال مع مرور الزمن. تبقى تكنولوجيا  القديمة والباطلة قادرة على إكمال وظيفتها، لكنها تصبح مع الوقت غير صالحة للاستعمال، لأن التكنولوجيات الأخرى التي تعتمد عليها تكون قد توقفت عن دعمها. فكاميرا فيديو قديمة مثلا، لا يمكنها أن تربط بسلك في أجهزة الكومبيوتر الجديدة؛ ولا يمكن لفيديو مسجلّ بالشكل القديم ربما  أن يعمل على مشغلات فيديو جديدة لسطح المكتب.

الملف الأصلي

"الملف الأصلي" في المجال الرقمي، هو عبارة عن أي نسخة من الملف مطابقة فعلياً (بت إلى بت قطعة-قطعة) للملف الأصلي عندما أنتج. وذلك يعني أنه خالٍ من أي تعديلات متعمّدة أو غير متعمدة لأي جانب من جوانب الملف، بما في ذلك شكله ومواصفاته التفنية.

الترتيب الأصلي

هو مبدأ أرشفة الملفات والحفاظ عليها باعتماد الترتيب عينه عند ابتكارها. إن الترتيب الأصلي مهم للحفاظ على السياق العام والعلاقة بين الملفات الفردية، لكي يفهم كل ملف وحده وكجزء من الكل أيضا. إن الحفاظ على الملفات بسياقها الأصلي، يجعلها أكثر موثوقية واكتمالا.

الحفاظ

هي عملية ضمان إمكانية إيجاد المحتوى الموثوق به (المثبتة أصالته) على المدى الطويل الأجل. يشمل الحفاظ الرقمي تجنّب فقدان أو تلف الأشياء الرقمية، وإطالة وجودها (حياتها) إلى أبعد حدّ من عمر وسائطها أو تكنولوجيا تخزينها. يحتاج الحفاظ إلى موارد والتزام وعمليات (إجراءات) مستمرة.

التحديث 

هو عملية استنساخ البيانات من وسيطة تخزين الى أخرى لضمان استمرار الوصول الى المعلومات، عندما تصبح وسيطة التخزين باطلة أوعندما تتفتت مع مرور الزمن. إن التحديث هو واحدة من الاستراتجيات لتجنب فقدان  المعلومات الرقمية.

الانتقاء

هي عملية تحديد المواد التي تود اكتسابها أو للحفاظ عليها، بسبب قيمتها الثابتة. يساعد وضعك لمعايير الاختيار (الإنتقاء) أو سياسة الانتقاء على ضمان الحيازة والحفاظ على أهم الأشياء فقط.

المعرّف الأوحد

هو رقم أو كلمة أو رمز لتحديد، من دون غموض، شيء من أشياء أخرى ضمن مجموعة. تتضمن المعرفات الفريدة الشائعة تسجيلات دخول الكمبيوتر، وأرقام بطاقات الائتمان، وأرقام الهوية الضريبية، الى آخره. تطبيق المعرّفات الفريدة من  نوعها لملفات الفيديو يسهّل تحديد وتمييز وترتيب الفيديوهات والوثائق المتعلقة بها.

سير العمل

هو خريطة عمليات وأدوار لنشاطات تحتاج إلى مراحل متعددة وعادة ما يتضمن جهود أكثر من شخص واحد. 

إن المراقبة والمساءلة والاتساق هي مفاتيح أساسية ومهمة لأرشفة فعّالة. لكن الأرشفة تتضمن عدة مراحل وربما العديد من الأشخاص. لذلك من المهم تحديد الأدوار وتوثيق الإجراءات، ليفهم الأشخاص الذين يعملون في أماكن موزعة  مسؤولياتهم٬ وكي ينتجوا نتايج صالحة للاستعمال، وليضمنوا السلامة والأمن. ليس من الضرورة أن يكون سير العمل معقدا، لكنه أداة مفيدة لوضع خطة لمشروعك.

Pages