الحفاظ : العمل مع أرشيف 

غالبية الأفراد والمنظمات لا يمكنها أن تقوم بالحفاظ على المدى البعيد وحدها. عوضاً عن ذلك تتشارك مع مؤسسة لديها هدف خاص بالحفاظ، كالأرشيف مثلاً، مجتمع يعنى بالتاريخ، متحف، أو مكتبة. يمكنك أيضاً أن تبحث عن مؤسسات تُعنى بجمع الإثباتات، كمنظمات حقوق الإنسان ومراكز التوثيق والمحاكم والهيئات القضائية التي تمتلك أرشيفاً.

لدى مؤسسات كمكتبة الكونغرس الأميركية بنية تحتية هامة جداً لدعم الأرشيف وعمليات الحفاظ.

 إن أرشيف من المحتمل أن يهتمّ باكتساب مجموعتك، سيحتاج أولاً على الأرجح أن يقيمها إن كانت تستحق أو تندرج ضمن إهتماماته، وما هي قيود الإستخدام. سيحتاج مركز الأرشيف أن يقوم بمسح أولي لمجموعتك لفهم حجمها ونطاقها وأشكال الملفات الموجودة فيها. إن وجود قائمة جرد أو فهرس لمجموعتك من الممكن أن يسهّل هذه العملية. 

إن العمل مع مركز للأرشيف لا يعني أنك ستتخلى عن مجموعتك. فبواسطة المجموعات الالكترونية أو الرقمية، بإمكانك إيداع نسخاً طبق الأصل من كل فيديوهاتك ووثائقها عند هذا المركز، والاحتفاظ بنسخك الخاصة. وبسبب تكاليف الإستثمار، ستطلب منك غالبية مراكز الأرشيف أن توفّر الوصول إلى مجموعتك لمستخدميها، كما سيطلب منك كثيرون أخيراً بأن تمنح أو تتبرع بمجموعتك. ومع ذلك، فبعض مراكز الأرشيف منفتحة أمام فكرة علاقات إيداع تسمح بعدم تخليك عن ملكية مجموعتك.

أن إيداع فيديو في أرشيف جدير بالثقة، يقوم بتدقيق متنظم للمستودع، سيسهّل عليك عملك على صيانة عدم إنقطاع سلسلة الوصاية.

إختيار أرشيف 

قد يكون هناك مؤسسة أو مؤسسات أو منظمات مهتمّة باقتناء مجموعتك. فعندما تختار أرشيفاً محتملاً، هناك عدّة عوامل يجب أخذها بالإعتبار : 

جدير بالثقة

هل تثق بالأرشيف (والمؤسسة التي ينتمي إليها) للإهتمام بمجموعتك والالتزام بالاتفاقات التي تمت معك (في ما يخص القيود الأمنية والوصول والحفاظ مثلاً)؟

الموارد

هل لدى مركز الأرشيف الموظفون الكافيون والبنية التحتية الكافية لتستجيب لحاجات المعالجة والتخزين والحفاظ على الوصول إلى مجموعتك؟

التركيز علي التجميع

هل لدى مركز الأرشيف اهتمام حقيقي بمجموعتك، إلى جانب الخبرة والمهارة في التعامل مع مجموعات مشابهة للتي تمتلكها؟

القيود / الولوج

هل يمكن للأرشيف أن يستوعب توقعاتك فيما يخص القيود الأمنية واحترام الخصوصية؟

الملكية 

هل تودّ الإبقاء على ملكية مجموعتك، أو هل أنت مستعدّ لتحويل ملكيتك إلى مركز الأرشيف؟ بعض مراكز الأرشيف تقبل مجموعات لا تملكها، ولكن أخرى سترفض ذلك.

الحقوق

هل تمتلك حقوق النشر أو لديك حقوق للمحتوى داخل مجموعتك؟ إن لم يكن كذلك، هل بإمكانك أن تقدّم لمركز الأرشيف معلومات عن الطرف الثالث أصحاب الحقوق؟ تحتاج مراكز الأرشيف أن تفهم القيود الموضوعة على الحقوق بهدف تأمين الوصول.

لوجيستيات الإيداع

هل أنت قادر على إيصال مجموعتك لمركز الأرشيف؟

المانح / إتفاقيات الإيداع 

إن كنت تعمل مع مركز أرشيف معين، قم بإعداد مسودة مكتوبة تشير الى اقتنائهم مجموعتك والشروط علاقتكما. فذلك سيضمن لكلاكما بشكل واضح فهم حقوقكما والتزاماتكما، مما سيحمي المجموعة في النهاية.

الجوانب الأساسية التي يجب على الإتفاق أن يعالجها هي :

النطاق

ما يتمّ اقتناؤه بالتحديد من قبل الأرشيف؟ وما الذي لن يتمّ اقتناؤه؟

الملكية والحقوق

من يمتلك المجموعة، وما هي الحقوق التي يتمّ تحويلها الى مركز الأرشيف؟

القيود

كيف سيتمّ التعامل مع المواد التي وضعت عليها قيود معينة؟ ومتى، إن حصل، ستنتهي صلاحية هذه القيود؟

المسؤوليات

ما هي مسؤولية مركز الأرشيف؟ وما هي مسؤولياتك أنت؟