Catalogar: Cómo Comenzar

Comience con un Inventario

La construcción de un catálogo puede ser un proceso laborioso y la catalogación requiere al menos algún tipo de formación. Empiece poco a poco creando un inventario simple de su colección. Un inventario es una lista de sus vídeos con sólo la información esencial, como ID, del archivo o de la carpeta, título, lugares de almacenamiento y las restricciones de seguridad. Un inventario puede proporcionar acceso básico a su colección hasta que usted pueda construir un catálogo más elaborado, y los datos que usted puso en el inventario puedan ser incorporados en este.

Ejemplo de un inventario típico.

Evalúe su Colección

Antes de decidirse a construir un catálogo, evalúe si realmente usted necesita algo más complejo que un inventario (y metadatos y documentación adquiridos) para hacer que sus vídeos se puedan encontrar y entender. Un inventario puede ser suficiente.

Si usted desea hacer un catálogo, considere los aspectos de su colección que afectarán la complejidad del catálogo y el tiempo requerido para su construcción:

Tamaño de la Colección

¿Cuántos artículos tiene? ¿Cuál es su velocidad de adquisición? El catálogo que usted necesita para 100.000 títulos será diferente de uno para 10.000.

Las necesidades de información

¿Qué tan compleja es la información que usted necesita capturar?

Necesidades de acceso

¿Cómo usted o sus usuarios actuales o futuros necesitan tener acceso a la información? ¿Cuáles son las brechas en su capacidad actual para buscar, y qué funcionalidades debe tener su catálogo para hacer frente a éstas? ¿Cuáles son los puntos de acceso críticos?

Restricciones

¿Hay datos restringidos que sólo algunos usuarios deben poder ver?

¿Tiene Usted los Recursos?

Un catálogo sólo es útil si se mantiene adecuadamente. La cantidad de trabajo necesario depende del tamaño de su colección y lo que desea hacer con ella. Evalúe su capacidad para construir y mantener un sistema de catalogación:

  • ¿Tiene por lo menos una persona capacitada que pueda supervisar la catalogación?
  • ¿Tiene suficientes personas que puedan dedicar una cantidad significativa de tiempo para ser entrenadas y para hacer la catalogación?
  • ¿Tiene el apoyo técnico para construir o modificar su sistema de catalogación?
  • ¿Tiene el soporte de TI para mantener un sistema de catalogación?
  • ¿Tiene un presupuesto en curso para mantener el personal suficiente y el sistema de catalogación?
     

Defina la Estructura, Normas y Puntos de Acceso

Elija el estándar(es) de metadatos en el que su catálogo se basará, o cree su propio (para obtener más información, ver "Estructura y Reglas"). Un estándar de metadatos es un conjunto de reglas que definen los tipos de información y la forma en que está estructurada en un catálogo. Muchos estándares de metadatos han sido desarrollados por distintas comunidades para adaptarse a diferentes tipos de materiales. El uso de un estándar existente (o una combinación de normas) le ahorrará el esfuerzo de crear reglas a partir de cero, y hace que los datos sean más interoperables. Para satisfacer las necesidades de búsqueda de los usuarios, usted puede también personalizar y agregar puntos de acceso adicionales a su catálogo.

Desarrolle un Sistema de Catalogación

Su catálogo se debe construir en un sistema que le permita crear la estructura y los registros de búsqueda. Por lo general, los catálogos se basan en algún tipo de base de datos (para obtener más información, ver: "Herramientas para inventarios y catálogos"). Elija un sistema para el cual usted tiene los recursos y apoyo.

Capacitación y Control de Calidad

La catalogación es más compleja de lo que parece a primera vista. Describiendo contenido - especialmente el contenido sobre los derechos humanos - requiere familiaridad con el tema. Se deben tomar decisiones sobre las prioridades y cómo invertir el tiempo. 

Un catálogo utilizable siempre debe adherirse a su estructura y a las normas establecidas, de lo contrario los datos no serían fáciles de encontrar, y los materiales pertinentes no se podrían encontrar. Sin embargo, la consistencia puede ser difícil de lograr, ya que el lenguaje está inherentemente lleno de ambigüedades.

El uso de voluntarios para hacer el catálogo es una gran manera de realizar un gran volumen de trabajo, pero debe haber al menos una persona con la habilidad y la capacidad de supervisión para capacitarlos y asegurar el control de calidad. Las reglas y la terminología deben estar claramente documentadas. Los catalogadores también pueden verificar el trabajo de otros.

Comience con los Videos Nuevos de Primero

No se imagine que usted tendrá todos los vídeos catalogados, una vez que su sistema está funcionando. La catalogación toma mucho tiempo, los archivos más grandes del mundo pueden tomar años para catalogar una colección. Comience con los videos recién adquiridos, y establezca un proceso para la catalogación de los vídeos anteriores o actuales a medida que el tiempo lo permita.