Catalogar: Introducción

Catalogación significa crear y organizar la información descriptiva de una manera estructurada para que el vídeo se pueda encontrar, usar y entender. La catalogación le permite ampliar los metadatos básicos que usted ha adquirido, y le ayudará a tener un mejor acceso a su contenido. Un catálogo puede incluir información descriptiva, información contextual, información técnica, información sobre los derechos, palabras clave y así sucesivamente. Para asegurar el acceso futuro, sobre todo para las colecciones más grandes, alguna especie de catalogación es fundamental.

Una captura de pantalla de un catálogo de vídeo.

Tenga en cuenta que la construcción de un catálogo es un proceso laborioso y que la catalogación requiere habilidades y conocimientos de los contenidos de vídeo. En lugar de hacerlo usted mismo, es posible que desee trabajar con una institución con personal capacitado, como un archivo o biblioteca. Sin embargo, usted puede comenzar haciendo un inventario más simple - una lista de los medios que contenga sólo la información más esencial - una lista que con el tiempo pueda convertirse en un catálogo.

Un Escenario

Pasos para la Construcción de un Catálogo

El Instituto para la Democracia tiene una colección de videos que documentan los movimientos democráticos en todo el mundo. Como parte de su mandato, proporciona acceso a la colección a investigadores. El Instituto mantiene un inventario simple de sus vídeos en una hoja de cálculo de Excel.

Miyoko, una estudiante de posgrado, viene al Instituto para investigar sobre los movimientos activistas democráticos chinos. Ella utiliza el inventario para reducir su búsqueda, pero ya que los metadatos son limitados, ella tiene que ver una docena de videos para identificar aquellos que se tratan de los activistas que está investigando. Sin embargo, ella finalmente encuentra lo que está buscando.

El Instituto comienza a acoger cada vez más investigadores como Miyoko que están interesados ​​en la colección de videos, y se da cuenta de que necesita una manera más sólida para que puedan encontrar lo que están buscando. En primer lugar el Instituto evalúa la capacidad existente y contrata Gracia, un archivista. Gracia consulta con los investigadores para saber cómo quieren encontrar el contenido, evalúa la colección, y evalúa los estándares de los metadatos existentes. A continuación, elige Dublin Core como un estándar de metadatos, y selecciona Filemaker Pro como una plataforma de base de datos. Gracia trabaja con un programador para crear la base de datos. Una vez que la base de datos está configurada, comienza la catalogación de vídeos recién adquiridos en la misma. También contrata y supervisa a los pasantes para catalogar la colección existente. Con el tiempo, se crean los registros de todos los vídeos de la colección del Instituto, y los investigadores tienen acceso a la base de datos.

¡Atención!

Proteja la información sensible

Antes de crear un catálogo, identifique los videos e información que deben mantenerse en privado. Identifique los vídeos que no se pueden publicar o compartir en absoluto, y los videos que pueden ser compartidos, pero que contienen información que debe ser restringida, como la identidad de las personas que aparecen o la del camarógrafo.

¿QUÉ VIENE DESPUÉS?

Comienzo
Lo que necesita para construir un catálogo.

Tipos de Metadatos
Una lista de los tipos de información más importantes para incluir en su catálogo.

Estructura y Reglas
La catalogación es todo acerca de la estructura y las reglas.

Herramientas para inventarios y catálogos
Algunas herramientas accesibles para la construcción de su catálogo.