Catalogar: Estructura y Reglas

La catalogación es todo acerca de la estructura y las reglas.

Estructura de los Metadatos

Para empezar, todos los catálogos deben tener una estructura o modelo de datos, que definan las entidades y la relación entre las diferentes entidades. Una entidad es una "cosa" sobre la cual se recopilan los datos, como por ejemplo un vídeo, una persona o un acontecimiento. En una base de datos relacional, una entidad es el equivalente de una tabla.

Una entidad es cualquier "cosa" que se está describiendo.

En su forma más simple, un catálogo sólo puede tener una entidad. En un inventario, por ejemplo, la entidad o "lo que se describe" podría ser el archivo de vídeo. Cada registro en la hoja de cálculo del inventario representa un archivo de vídeo, y todos los datos en la hoja de cálculo describen a esos archivos.

Un catálogo más complicado puede describir más de una "cosa" e implica múltiples entidades. Esto se puede hacer con tablas relacionadas en una base de datos. Por ejemplo, imagine que usted tiene copias de cada video en su colección en 3 formatos distintos. Si usted hizo un registro de inventario para cada uno de los tres copias, la misma información descriptiva se repite en cada uno, y sólo la información técnica sobre los formatos de archivo cambiaría. Mediante la creación de una entidad separada para "el contenido de vídeo" para mantener la información descriptiva, usted sólo tendría que describir el contenido de vídeo una vez y luego relacionarlo con cada uno de los tres registros con la información del archivo técnico.


Un catálogo puede tener múltiples entidades que se relacionan entre sí.

Reglas de Metadatos

En un catálogo, todos los registros dentro de una determinada entidad deben contener el mismo conjunto de campos, y los datos se deben introducir en los campos constantemente. Por ejemplo, si usted está buscando en un campo de "Temas" por "Protestas", pero en cambio, un catalogador utiliza a veces el término "Manifestaciones" , usted no encontrará todos los videos que usted está buscando.


Por cada campo de su catálogo, defina las reglas para saber qué información se entra y cómo se entra. Por ejemplo, si tiene un campo para la "Fecha de grabación" se debe definir lo que entendemos por "Fecha de grabación" y en qué formato usted desea que la fecha sea introducida (ej. día-mes-año). Usted puede hacer la entrada de datos en determinados campos sea obligatoria u opcional.

HURIDOCS ofrece 48 diferentes micro-tesauros o listas de términos, correspondientes a la documentación de derechos humanos que se pueden utilizar para crear vocabularios controlados.

Documente sus Reglas

Documente su estructura y normas y un manual de catalogación o "diccionario de datos" para que todos los catalogadores comprendan la estructura y siguen las mismas reglas al entrar los datos. Para asegurarse de que el texto se entra en los campos consistentemente, cree vocabularios controlados o listas de términos permitidos con la ortografía preferida. Si es posible, utilice las herramientas integradas en su software de catalogación, como listas desplegables o avisos de cuadro de diálogo - para hacer cumplir las normas.

Por ejemplo, aquí hay un diccionario de datos desarrollado por Facing History and Ourselves, una organización que combate la intolerancia con la educación, y un manual de catalogación desarrollado por WITNESS, una organización de vídeo para los derechos humanos.

Tema Tres es un sistema de manejo de contenido de vocabularios controlados.

Estándares de Metadatos

Un estándar de metadatos es un conjunto de estructuras y reglas para describir todo tipo de materiales. Usted no tiene que cumplir con un estándar, pero hay dos beneficios obvios para hacerlo. Uno de ellos es ahorrarse tiempo desarrollando su propia estructura y reglas a partir de cero y la otra es para que los datos sean más interoperables y más fáciles de compartir con otros o de exportar a otros sistemas. Se pueden utilizar diferentes estándares de metadatos en combinación y agregar componentes estructurales y campos personalizados para satisfacer sus necesidades.

PBCore es un estándar de metadatos para materiales audiovisuales desarrollados por la comunidad de la transmisión pública en los EE.UU.

DublinCore Un Conjunto de Elementos para Metadatos, que es ampliamente utilizado, un conjunto simple de quince elementos para describir cualquier tipo de recurso digital.

General International Standard Archival Description (ISAD(G))es un estándar para describir las colecciones de archivos digitales y no digitales.