Recursos: Conceptos Clave

Estos son algunos conceptos clave importantes para entender el archivado. Para ver terminología adicional que se utiliza en la Guía, véase el Glosario.

Interoperabilidad

En un sistema de tecnología de la información (TI) la cualidad de poder intercambiar información con otro sistema y ser capaz de utilizar esa información. Utilizando formatos ampliamente adoptados, las normas de metadatos y vocabularios controlados mejora la interoperabilidad.

Manejo de Medios

El proceso de mantener un seguimiento de los medios, tales como los archivos de vídeo de su colección, y la supervisión de cualquier acción realizada en los medios de comunicación, tales como copias de seguridad, renovación o migración. El manejo de medios puede ser realizado manualmente o con la ayuda de un sistema de software (ej.(MAM) sistemas de manejo de medios activos ).

Metadatos

Cualquier información acerca de un vídeo: desde información técnica incorporada en el expediente que permite que el vídeo funcione, como el formato y duración, hasta la información descriptiva sobre el contenido para ayudarle a entender cosas tales como palabras clave, restricciones de seguridad, lugares geográficos, etcétera. Los metadatos son críticos para cualquier uso futuro, y son importantes en todo el proceso de archivo.

A pesar de lo que se dice a veces, las imágenes casi nunca hablan por sí mismas. Requieren contexto y descripciones que tengan sentido, para corroborar su objetividad, y que sean accesibles más allá de la memoria o la computadora de una persona.

Los metadatos pueden ser generados de forma automática y se incrustan en el archivo, tales como con los metadatos técnicos, o pueden ser registrados manualmente en un medio externo, tal como descripciones, banderas de seguridad, y las palabras clave en una base de datos. La recogida de metadatos a veces se debe activar manualmente en el dispositivo, como por ejemplo con el GPS o los servicios de localización.

Obsolescencia

El proceso de llegar a ser obsoletos y sin el apoyo de la tecnología disponible. Las cámaras de vídeo, formatos de video, medios de almacenamiento y dispositivos de almacenamiento, todos pueden llegar a ser obsoletos con el tiempo. La tecnología obsoleta es funcional pero no se puede utilizar debido a que las otras tecnologías que dependen ya no las apoyan. Una cámara de vídeo vieja, por ejemplo, no se puede conectar a las computadoras nuevas, o un formato de vídeo viejo no podría verse en los nuevos reproductores de video.

Archivo Original

En el mundo digital, el "archivo original" es cualquier copia de un archivo que es exactamente el mismo (es decir, bit por bit) que el archivo en cuestión cuando se creó. Esto significa que no hay alteraciones accidentales o intencionales en cualquier aspecto del archivo, incluyendo su formato y las especificaciones técnicas.

Orden Original

El principio archivístico de mantener los archivos en el mismo orden en que fueron creados. El orden original es importante para preservar el contexto y la relación entre los archivos individuales, para que usted pueda entender cada archivo y la totalidad. Mantener los archivos en su contexto original los hace más completos y fiables.

Preservación

El proceso de garantizar la accesibilidad a largo plazo del contenido autenticado. La preservación digital consiste en prevenir la pérdida o daño de los objetos digitales, y la prolongación de su existencia más allá de la vida útil de su almacenamiento de medios o de la tecnología. La preservación requiere recursos continuos, compromiso y acciones.

Renovación

El proceso de copiar datos de un medio de almacenamiento a otro para garantizar el acceso continuo a la información a medida que el medio de almacenamiento se vuelve obsoleto o se degrada con el tiempo. Es una estrategia para evitar la pérdida de información digital.

Selección 

El proceso de identificación de los materiales que se deben adquirir o que deben ser preservados por su valor permanente. El tener criterios de selección, o una política de selección, ayuda a asegurar que se adquiera y guarde sólo lo que es más importante.

Identificador Único

Un número, una palabra o un símbolo para identificar y distinguir sin ambigüedades a un objeto de otros objetos en un conjunto. Los identificadores comunes únicos incluyen conexiones informáticas, números de tarjetas de crédito, números de identificación fiscal, y así sucesivamente. La aplicación de identificadores únicos a los archivos de vídeo hace que sea más fácil de identificar, diferenciar y organizar los vídeos y documentos relacionados.

Flujo de Trabajo

Un mapa de procesos y funciones para las actividades que requieren múltiples etapas y por lo general más de una persona.

Control, responsabilidad y consistencia son claves para el archivo eficaz, pero archivar requiere muchos pasos y posiblemente muchas personas. Por tanto, es importante definir claramente las funciones y trámites para que las personas que trabajan en lugares distribuidos  entiendan sus responsabilidades, produzcan resultados útiles, y garanticen la seguridad. Los f­lujos de trabajo a menudo son una herramienta útil para planificar su trabajo pero no tienen por qué ser complicados.

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