فهرس : الشروع في العمل

إبدأ بقائمة جرد

إن بناء فهرس من الممكن أن يكون عملية شاقة، اذ تتطلب الفهرسة على الأقل بعض التدريب. إبدأ بالبسيط، من خلال ابتكار قائمة جرد بسيطة لمجموعتك. وقائمة الجرد هي لائحة من فيديوهاتك مرفقة بالمعلومات الأساسية فقط كالـ ID، الملف أو اسم المجلد، والعنوان، وموقع  أو مواقع التخزين، والقيود الأمنية. من الممكن لقائمة الجرد أن توفّر وصولاً إلى مجموعتك لغاية ما تتمكن من بناء فهرس مفصل بشكل أكبر، ومن الممكن للمعلومات التي أدخلتها في قائمة الجرد هذه أن تضمّ داخله. 

مثال على قائمة جرد نموذجية.

قيّم مجموعتك

قبل أن تقرر بناء فهرس ما، قيّم ما اذا كنت تحتاج فعلاً لشيء أكثر تعقيداً من قائمة جرد عامة (وبيانات وصفية مكتسبة ووثائق) لتتمكن من أن تجعل فيديوهاتك قابلة لأن يتمّ إيجادها ومفهومة كذلك. من الممكن لقائمة جرد أن تكون كافية.

إن كنت تريد أن تبني فهرساً، عليك الأخذ بالاعتبار أن جوانب من مجموعتك ستؤثر على تعقيدات الفهرس ومتطلبات الوقت لبنائه :

حجم المجموعة

كم لديك من المواد؟ ما هو معدّل الإكتساب؟ إن الفهرس الذي تحتاجه لمئة ألف عنوان سيكون مختلفاً عن الذي يبنى من أجل عشرة آلاف عنوان.

احتياجات المعلومات

ما مدى تعقيد المعلومات التي تحتاج لالتقاطها؟

إحتياجات الوصول 

كيف تريد أو يريد مستخدمو مجموعتك الحاليون والمستقبليون أن يصلوا إلى المعلومات؟ ما هي الفراغات في قدرتك الحالية على البحث، وما هي الوظائف التي يحتاجها فهرسك لتعالجها؟ ما هي نقاط الولوج الحساسة؟

القيود

هل هناك من معلومات محظورة يمكن لعدد محدود من المستخدمين الإطلاع عليها؟

هل لديك الإمكانات المادية؟ 

إن الفهرس مفيد فقط إن تمت صيانته بشكل جيد. إن كمية العمل الذي تتطلبه يعتمد على حجم مجموعتك وما ترغب في فعله بها. قيّم إمكانياتك لبناء وصيانة نظام فهرسة معيّن : 

  • هل لديك شخص متدرب واحد على الأقلّ يمكنه الإشراف على الفهرسة؟
  • هل لديك أشخاص كافيون يمكنهم أن يكرّسوا كميات كبيرة من الوقت ليخضعوا للتدريب وللقيام بالفهرسة؟
  • هل لديك الدعم التقني اللازم لبناء أو تفصيل نظام فهرستك بحسب الطلب؟
  • هل لديك دعم تقني في مجال تكنولوجيا المعلومات لتصون نظام الفرسة الذي بنيته؟
  • هل لديك ميزانية مستمرة وماكنة لتحمّل أجور موظفين كافيين ونظام للفهرسة؟

حدد الهيكلية، القواعد ونقاط الولوج

إختر معيار البيانات الوصفية (الميتاداتا) التي سيرتكز عليها فهرسك، وإبتكر بياناتك الوصفية الخاصة (للمزيد حول ذلك، إطلع على "الهيكلية والقواعد"). إن معيار البيانات الوصفية (الميتاداتا)، هو طقم من القواعد التي تحدد أي نوع من المعلومات وكيف ستنظّم في فهرس ما. إن العديد من البيانات الوصفية (الميتاداتا) قد تمّ تطويرها بفضل جماعات متنوعة لتناسب مختلف أنواع المواد. إن استخدام معيار موجود مسبقاً (أو مزيج من المعايير) يحفظ ما ستبذله من جهد في ابتكار قواعدك من العدم، وتجعل من بياناتك قابلة أكثر للتشغيل البيني. لتلبية حاجات البحث لمستخدمي مجموعتك، بإمكانك أيضاً أن تطوره بحسب الطلب وتضيف نقاط ولوج إضافية الى فهرسك. 

طورّ نظام فهرسة

على فهرسك أن يُبنى على نظام يسمح لك بابتكار وهيكلة والبحث في السجلات. عادة، تعتمد الفهارس على نوع من أنواع قواعد المعلومات على الكومبيوتر (للمزيد حول هذا الموضوع، إطّلع على فقرة "قوائم الجرد والفهارس"). إختر نظاماً لديك الموارد الكافية لتطويره ودعمه. 

التدريب وضبط الجودة

إن الفهرسة أكثر تعقيداً مما يظهر أمامك من النظرة الأولى. فوصف المحتوى - وخاصة محتوى المتعلّق بحقوق الإنسان - يتطلب إلماماً بالموضوع. عليك القيام باتخاذ القرارات حول ما يجب وضعه كأولوية أو ما ينبغى تصرف وقتك عليه.

يجب التزام الفهرس القابل للاستعمال دائماً بالقواعد والهيكلية المؤسستين، وإن لم يتمّ ذلك فلن تكون المعلومات قابلة لأن يبحث عنها، والمواد ذات صلة أن تنوجد. لكن من الممكن أن يصعب تحقيق الثبات في التنظيم، لأن اللغة بطبيعتها مليئة بالإلتباسات.

إن الإستعانة بمتطوعين للفهرسة هي طريقة رائعة للإنتهاء من العمل على أحجام كبيرة، ولكن يجب أن يشرف عليهم شخص واحد على الأقل لتدريبهم، والتأكد من نوعية العمل الذي يقومون به لضبط جودته. يجب أن توثّق القواعد والمصطلحات التي يجب إتباعها بشكل واضح. ومن الممكن أيضاً للمفهرسين مراجعة فهرسة بعضهم البعض.

إبدأ بالفيديوهات الجديدة أولاً

لا تعتقد أنك ستتمكن من فهرسة كل فيديوهاتك فور الانتهاء من تصميم نظام الفهرسة ووضعه في مكانه. إن الفهرسة تأخذ الكثير من الوقت؛ فمن الممكن لأكبر أرشيف في العالم أن يأخذ سنوات لفهرسة مجموعة واحدة. إبدأ بالفيديوهات التي إكتسبتها حديثاً، وضع عملية ممنهجة لفهرسة الفيديوهات القديمة أو الموجودة مسبقاً بحسب ما يسمح وقتك بذلك.