فهرِس : المقدّمة 

نقصد بالـ"فهرسة" ابتكار وتنظيم المعلومات الوصفية بطريقة ذات هيكلية كي يتم إيجاد الفيديو واستخدامه وفهمه. تسمح الفهرسة بتوسيع نطاق البيانات الوصفية (الميتاداتا) الأساسية التي تمت الحياذة عليها، وغرضها مساعدتك في وصول أسهل إلى المحتوى. من الممكن للفهرس أن يشمل أيضاً معلومات وصفية، ومعلومات سياقية (نصيّة)، وتقنية، على معلومات عن حقوق النشر، وكلمات مفاتيح وما إلى ذلك. لضمان وصول مستقبلي، خاصة للمجموعات الكبيرة، تكون بعض جوانب الفهرسة ضرورية جداً.

لقطة من فهرس لفيديو.

كن  حذراً، إن بناء "فهرس" هو عملية مضنية. تتطلب الفهرسة مهارات ومعرفة بمحتوى الفيديو. عوض أن تقوم بذلك بنفسك، ربما ستفضّل العمل مع مؤسسة لديها موظفين متمرّسين، كمركز للأرشيف أو مكتبة. بإمكانك أن تبدأ بوضع قائمة جرد عام بسيطة -- لائحة بالمواد الاعلامية التي تحتوي فقط على المعلومات الأساسية -- التي من الممكن أن تنمو لتصبح فهرساً متكاملا.

السيناريو

الخطوات نحو تأسيس فهرس 

 لدى المركز من أجل الديموقراطية مجموعة فيديو تقوم بتوثيق التحركات للديموقراطية على المستوى العالمي. وكجزء من أهدافه، يسمح المركز باطّلاع الباحثين على مجموعة الفيديوهات. يحافظ المركز على قائمة جرد بسيطة لكافة الفيديوهات في جداول "إكسيل" الكترونية.

تصل ميوكو، وهي تلميذة دراسات عليا، إلى المركز للبحث عن تحركات الناشطين في الحركات الديموقراطية في الصين. تستخدم جدول الجرد العام لتحديد بحثها، ولكن بما أن البيانات الوصفية (الميتاداتا) محدودة، عليها أن تتصفح عشرات الفيديوهات للتعرّف على أية فيديوهات متخصصة بالناشطين الذين تبحث عنهم. لكنها، رغم ذلك تتمكن من تحديد ما تبحث عنه في النهاية.

يبدأ المركز باستضافة الباحثين كميكونو أكثر فأكثر، والمهتمين بمجموعة الفيديوهات، ويدرك أنه بحاجة إلى أسلوب أكثر متانة لمساعدتهم في إيجاد ما يبحثون عنه. بداية، يقيّم المركز الإمكانيات الحالية ويوظّف "غرايس" كإختصاصية أرشفة. تستشير غرايس الباحثين لتفهم كيف يفضلون إيجاد ما يبحثون عنه، وتقيّم المجموعة، وتحدد معايير البيانات الوصفية (الميتاداتا) الموجودة. ومن ثم تختار "دبلن كور" كمعيار للبيانات الوصفية، وتنتقي "فيلمايكر برو" كمنصّة لقاعدة البيانات. تعمل غرايس مع مبرمج لبناء قاعدة المعلومات. وحين تصبح قاعدة المعلومات جاهزة، تبدأ بفهرسة الفيديوهات التي تم اقتناؤها مجدداً داخل هذه القاعدة. وتقوم باستقبال المتدرجين وتشرف على عملهم على فهرسة المجموعة الموجودة سابقاً. ونتيجة لذلك، تؤسس السجلات لكل الفيديوهات في المجموعة الحالية. وتصبح قاعدة المعلومات في متناول الباحثين.

إنتبه!

اِحمِ المعلومات الحساسة

قبل أن تؤسس فهرسا معيّنا، عليك تحديد أي فيديوهات ومعلومات تحتاج أن تبقى خاصة (أي يجب البقاء على سريتها الاّ من أشخاص محددين).

قم بتحديد الفيديوهات التي لا يمكن نشرها أو مشاركتها أبداً، والفيديوهات التي يمكن مشاركتها، ولكنها تحتوي على معلومات تحتاح أن توضع عليها قيود ما، كهويات الأشخاص وصورهم أو هويّة مصوّر الفيديو.

ماذا بعد ذلك؟

من أين تبدأ؟
ما تحتاجه لتبدأ ببناء فهرس ما.

أنواع البيانات الوصفية
لائحة بأبرز الأنواع المهمّة من المعلومات التي يجب أن تضاف في الفهرس.

الهيكلية والقواعد
إن الفهرسة كلها مبنية على الهيكلية والقواعد.

أدوات لقوائم الجرد والفهارس
بعض الأدوات التي ممكن الوصول إليها لبناء فهرسك.