فهرس :  القواعد والهيكلية

إن جوهر الفهرسة برمتها هو الهيكلية والقواعد.

هيكلية البيانات الوصفية (الميتاداتا)

للبدء، يحتاج كل فهرس الى هيكلية، أو نموذج بيانات، يحدد الكيانات والعلاقات بين مختلف الكيانات. إن الكيان هو "الشيء" الذي تُجمع عنه المعلومات، كالفيديو، أو شخص ما، أو حدث ما. في قاعدة معلومات علائقية، يعادل الكيان جدولاً ما.

الكيان هو أي "شيء" يتمّ وصفه.

في أبسط صورة له، من الممكن للفهرس أن يكون له كيان واحد. في قائمة الجرد، مثلاً، إن الكيان أو "الشيء الذي يتمّ وصفه" قد يكون ملف فيديو. إن كل سجلّ في جدول لائحة الجرد يمثّل ملف فيديو واحد، وكل المعلومات في الجدول تصف هذه الملفات.

يمكن لفهرس معقّد أكثر أن يصف أكثر من "شيء" واحد، ويمكنه أن يشمل كيانات متعددة. ومن الممكن لذلك أن يتمّ بواسطة جداول مترابطة داخل قاعدة معلومات. على سبيل المثال، تخيّل أن بحوزتك نسخ من كل فيديو في مجموعتك في ثلاثة أشكال مختلفة. إن قمت ببناء سجل للائحة الجرد لكل من هذه النسخ الثلاث،  فإن المعلومات الوصفية ذاتها ستكرر لكل واحدة منها؛ وما سيتغيّر هي فقط المعلومات التقنية حول شكل الملف. عندما تنتج كياناً منفصلاً لـ"محتوى الفيديو" ليحوي المعلومات الوصفية، ستحتاج لوصف محتوى الفيديو مرة واحدة فقط، ومن ثم ربط كل من هذه السجلات الثلاث مضيفاً المعلومات التقنية للملف.

من الممكن لفهرس ما أن يحتوي على كيانات متعددة مرتبطة ببعضها البعض.

قواعد البيانات الوصفية (الميتاداتا)

 داخل الفهرس، على كل السجلات في كيان معيّن أن تحتوي على طقم الحقول نفسه، وعلى المعلومات أن تدخل في هذه الحقول بطريقة مماثلة وثابتة ومتسقة. على سبيل المثال، إن بحثت في حقل "الموضوع" عن "إحتجاجات" وكان المفهرس قد أستخدم أحياناً "مظاهرات" عوضاً عن ذلك، لن تجد كل  الفيديوهات التي تبحث عنها.

لكل حقل من حقول فهرسك، حدد القواعد عمّا هي المعلومات التي سيتم إدخالها وكيف. على سبيل المثال، إن كان لديك حقلاً لـ"التاريخ المسجّل" عليك تحديد ماذا تعني بـ"التاريخ المسجّل"، وما هو الشكل الذي تودّ أن تدخل فيه التاريخ (السنة-الشهر-اليوم مثلاً). بإمكانك جعل إدخال المعلومات في بعض الحقول إجبارياً أو إختيارياً.

يؤمن الـ HURIDOCS ثمانية وأربعين "ميكرو-ثيسوري" مختلفة، أو لوائح مصطلحات، ذات صلة بوثائق حقوق الإنسان التي من الممكن استخدامها لابتكار مفردات مضبوطة، ومسيطر عليها.

وثّق قواعدك

وثّق هيكليتك وقواعدك واحتفظ بكتيّب فهرسة أو "قاموس معلومات" حتى يفهم كل المفهرسين الهيكلية ويتبعوها القواعد عينها عندما يدخلون المعلومات. لتضمن أن النص قد تمّ إدخاله بشكل موحّد وثابت، ابتكر لائحة المفردات المسيطر عليها، أي لوائح تعابير مسموحة بالتهجئة المفضلة. إن أتيح لك ذلك، استخدم أدوات مبنية مسبقاً في برنامج الفهرسة ـ كلوائح القائمة المنسدلة أو تحذيرات مربع الحوار ـ لفرض القواعد.

على سبيل المثال، إليك قاموس معلومات طورته منظّمة "مواجهة التاريخ وأنفسنا" وهي منظمة تحارب التعصّب الأعمى والعنصرية وذلك عن طريق التربية والتعليم؛ وكتيّب للفهرسة طورته "ويتنس" وهي منظمة تُعنى بحقوق الإنسان وتعتمد على الفيديو.

Tema Tres هو نظام إدارة محتوى للمفردات المسيطر عليها.

معايير البيانات الوصفية (الميتاداتا)

إن معيار البيانات الوصفية (الميتاداتا) هو طقم من الهيكلية والقواعد لوصف كافة أنواع المواد. لست ملزماً بأن تتبع معياراً معيناً، ولكن هناك فائدتان واضحتان للقيام بذلك. الأولى هي أن تجنّب نفسك من تطوير هيكليتك الخاصة وقواعدك من العدم؛ والثانية هي أن تجعل من معلوماتك أسهل للتشغيل البيني- أسهل للمشاركة مع الآخرين أو التصدير لأنظمة أخرى. بإمكانك استخدام معايير مختلفة للبيانات الوصفية (الميتاداتا) ومزجها ومضيفاً إليها مكونات منظّمة بحسب الطلب وحقول تستجيب لاحتياجاتك.

الـ PBCore هو معيار للبيانات الوصفية (الميتاداتا) للمواد المرئية والمسموعة المطور من قبل مجتمع البث العام في الولايات المحتدة الأميركية.

الـ DublinCore هو طقم عناصر من البيانات الوصفية (الميتاداتا) المستخدم بشكل رائج، وهو طقم بسيط من 15 عنصراً لوصف أي شكل من المصادر الإلكترونية.

معيار الوصف الأرشيفي العالمي العام (ISAD(G)) هو معيار لوصف مجموعات الأرشيف الالكترونية وغير الإلكترونية.