Recursos: Conceptos Clave

Estos son algunos conceptos clave importantes para entender el archivado. Para ver terminología adicional que se utiliza en la Guía, véase el Glosario.

Punto de Acceso

Un nombre, término, código, o tipo de información, como la fecha, por el cual un conjunto de registros se pueden ordenar o buscar. Por ejemplo, en un catálogo de libros de la biblioteca, los puntos de acceso son autor, título del libro, y el sujeto. En una base de datos, los puntos de acceso son los campos que se pueden buscar, como el nombre, la fecha y título.

Archivo

Una organización formada por personas y sistemas responsables de la preservación de los registros y documentos de valor permanente y ponerlos a disposición de una comunidad determinada. Los archivos son a veces parte de grandes organizaciones, tales como universidades, bibliotecas públicas, centros de medios de comunicación, o museos.

Archivar

Las prácticas y decisiones que apoyen la preservación, autenticación, el uso y la accesibilidad de contenido con valor duradero.

Autenticidad

La cualidad de ser genuino, no falso o falsificado, y libre de manipulación. Autenticidad significa que un objeto fue en realidad creado por la persona representada como su creador, y que en realidad fue creado en el momento y lugar que se representa como la hora y el lugar de la creación. Las imágenes de vídeo que se han manipulados o alterados, pero se representan como si no lo hubieran sido, por ejemplo, no son auténticas.

Autenticar un vídeo significa, verificar la relación entre éste y su creador y el punto de su creación. La documentación sobre quién lo creó, cuándo y dónde se creó, y la cadena de custodia puede proporcionar un punto de partida de este proceso de autenticación.

Catalogación

La creación y organización de la información descriptiva de una manera estructurada para que los recursos se puedan encontrar, usar y entender. La catalogación se expande en metadatos básicos, y permite a los usuarios acceder a contenido en múltiples formas.

Cadena de Custodia

Documentación cronológica que muestra quién ha mantenido o controlado un archivo de vídeo desde el momento en que se creó. La capacidad de mostrar una cadena ininterrumpida de custodia es un indicador importante de la autenticidad de un video, y por lo tanto un factor en el uso del video como evidencia.

Totalidad

La cualidad de tener toda la información que un registro contenía cuando fue creado, y que se mantenga su contexto original. Los expedientes incompletos no son tan confiables como los completos, ya que uno no sabe cuál es la información que falta y por qué. La transcodificación de un vídeo a otro formato puede reducir la calidad de la imagen y provocar la pérdida de metadatos, haciendo el video menos completo y por lo tanto menos fiable. Mantener archivos originales de vídeo, documentando el contexto y la organización de vídeos de una manera en que se mantiene el orden original de los archivos de vídeo contribuye a la integridad de los archivos de vídeo.

Vocabulario Controlado 

Una lista predefinida de términos utilizados para garantizar la coherencia en la catalogación. Dado que por lo general hay más de una manera para describir o referirse a un concepto, elegir un término elimina las conjeturas y elude las ambigüedades normales del lenguaje (y la ortografía). Imagínese la búsqueda de la palabra "Doctores" sólo para descubrir después que algunos datos son manipulados con el término "Médicos". Vocabularios constantes aumentan la encontrabilidad registros.

Facilidad de Localización

La capacidad de un usuario de encontrar fácilmente lo que está buscando.

Firmeza

Relacionado a la integridad, la calidad de no tener cambios durante un período determinado de tiempo. La firmeza mantiene la autenticidad de un objeto con el tiempo, y es clave para el concepto de preservación. La firmeza a largo plazo requiere de buenas políticas y prácticas de manejo, infraestructura sostenible, y una fuerte seguridad. Revisiones de firmeza regulares (por ejemplo, el cálculo y la comparación de sumas de comprobación) son utilizados para detectar cambios.

Generación

La relación entre una copia y la versión original. Este término se origina desde el tiempo de hacer copias analógicas (impresas). En el ámbito digital, donde es posible crear copias exactas a los originales, generación por lo general implica un cambio de formato o especificaciones, tales como los de una copia de acceso H.264 generada a partir de un patron ProRes de Apple. El tener un vídeo disponible en múltiples generaciones no es por lo tanto un reemplazo de las copias de seguridad de sus originales.

Paquete de Información 

Un contenedor auto descriptivo - por lo general una carpeta o directorio, claramente identificado - se utiliza para mantener juntos los medios de comunicación y su documentación o los metadatos relacionados.

 

Consentimiento informado

El proceso de asegurarse que una persona identificada en un vídeo entiende completamente el propósito y el uso de la grabación, así como las posibles consecuencias no intencionales por su participación. Con este conocimiento, la persona debe dar voluntariamente su permiso para ser identificados y para que se utilice la grabación.

Integridad

La cualidad de ser entero, sin alteraciones y sin corrupción. Un archivo que no está intacto puede ser inutilizable o puede haber disminuido el valor informativo y probatorio. Los archivos de vídeos pueden perder su integridad si se manejan mal accidentalmente,  se manipulan deliberadamente, o si se corrompen los datos en la transferencia o almacenamiento debido a un mal funcionamiento de hardware o software. La mejor manera de asegurarse la integridad es el establecer un sistema para comprobar la firmeza del archivo con regularidad (por ejemplo, los hashes de computación y revisándolos con un registro de valores hash calculados previamente) y para restaurar los archivos corruptos de una copia intacta.

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