Preservar: Trabajando con un Archivo

La mayoría de los individuos y de las organizaciones no pueden hacer la preservación a largo plazo por su cuenta. Más bien, se asocian con una institución que tiene un mandato específico para la preservación, como un archivo, una sociedad histórica, museo o biblioteca. Usted también puede buscar en las instituciones dedicadas a la recopilación de evidencias, como las organizaciones de derechos humanos, centros de documentación y cortes y tribunales que tienen archivos.

Instituciones como la Biblioteca del Congreso de EE.UU. tienen una infraestructura importante para apoyar el archivado y la preservación.

Un archivo que esté potencialmente interesado ​​en la adquisición de su colección, probable que quiera evaluar en primer lugar si tiene valor y se ajusta a sus intereses, y cuáles serán las restricciones de uso. El archivo también tendrá que hacer un estudio inicial de su colección para entender su tamaño, alcance y formatos. Tener un inventario o catálogo de su colección puede facilitar este proceso.

Trabajar con un archivo no significa que usted deba renunciar a su colección. Con las colecciones digitales, usted puede fácilmente depositar una copia exacta de todos sus videos y documentación en un archivo, mientras que usted guarda su propia copia. Debido a la inversión, la mayoría de los archivos querrán derechos para facilitar el acceso a la colección para sus usuarios, y muchos van a querer que usted done finalmente su colección. Algunos archivos, sin embargo, están abiertos a las relaciones de depósito en las que usted no tiene que renunciar a la propiedad de su colección.

Depositar un video con un archivo de confianza que realiza auditorías repositorias regularmente puede simplificar su trabajo de mantener ininterrumpidamente una cadena  de custodia.

Elegir un Archivo

Puede haber una o muchas instituciones u organizaciones interesadas en la adquisición de su colección. Al elegir un archivo potencial, hay varios factores que debe considerar:

Integridad

¿Confía usted en el archivo (y la institución a que pertenezca) para que cuide de su colección y que cumpla sus acuerdos con usted (por ejemplo, en relación con las restricciones de seguridad, acceso, conservación)?

Recursos

¿Tiene el archivo el personal y la infraestructura para cumplir con el procesamiento, el almacenamiento, la conservación y las necesidades de acceso de su colección?

Enfoque  de recopilación 

¿Tiene el archivo un interés real en su colección, y la experiencia y conocimientos en el tratamiento de colecciones similares a la suya?

Restricciones / acceso

¿Puede el archivo acomodar sus expectativas para la seguridad y las restricciones de privacidad?

Propiedad

¿Desea usted conservar la propiedad de su colección, o está dispuesto a transferir la propiedad al archivo? Algunos archivos aceptarán colecciones que estos no poseen, pero otros no.

Derechos

¿Es usted el propietario de los derechos de autor o tiene derechos sobre el contenido de su colección? Si no es así, puede proporcionar al archivo la información sobre los titulares de derechos de terceros? Los archivos necesitan comprender las restricciones de los derechos con el fin de facilitar el acceso.

Logística  de depósito 

¿Es usted capaz de hacer llegar su colección al archivo?

Acuerdos de Donanción / Depósito

Si usted trabaja con un archivo, redacte un acuerdo escrito que describa la adquisición de su colección y los términos de su relación. Esto asegurará que ambas partes entiendan claramente sus derechos y obligaciones, que en última instancia, protege la colección.

Las principales áreas que el acuerdo escrito debe abordar son:

Alcance

¿Qué exactamente está siendo adquirido por el archivo? ¿Qué no se adquiere?

La propiedad y los derechos

¿Quién es el dueño de la colección, y qué derechos están siendo transferidos al archivo?

Restricciones

¿Cómo se manejarán los materiales con restricciones? ¿Cuándo, si alguna vez, expirarán las restricciones?

Responsabilidades

¿De qué es el archivo responsable? ¿De qué es usted responsable?